Servicii integrate de arhivare și depozitare a documentelor create și deținute de Sectorul 1 al Municipiului București precum și la nivelul instituțiilor publice de interes local cu personalitate juridică din subordinea Consiliului Local Sector 1

Description

Prin atribuirea Acordului-cadru și a viitoarelor contracte subsecvente, se urmărște asigurarea serviciilor de arhivare și depozitare, în spaţii special amenajate, pentru documentele create și deținute de către instituțiile: Sectorul 1 al Municipiului București (S1MB), Direcția Generală de Impozite și Taxe Locale Sector 1 (DGITLS1), Direcția de Utilități Publice, Salubrizare și Protecția Mediului Sector 1 (DUPSPMS1), în conformitate cu prevederile legislației în vigoare privind arhivarea și depozitarea, respectiv ale Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Naționale. Principalele activităti solicitate sunt: Relocarea fondului arhivistic existent:  Preluarea documentelor din depozitele existente;  Transportul documentelor în condiții de siguranță la noul depozit;  Ordonarea cronologică pe servicii și termene de păstrare a fondului arhivistic în depozit;  Așezarea unitară a documentelor din cadrul fondului arhivistic; Gestionarea depozitului intermediar (doar pentru Sectorul 1 al Municipiului Bucuresti):  Preluarea documentelor de la compartimentele din cadrul Sectorului 1 al Municipiului București;  Depozitarea documentelor în ordine pe rafturi;  Gestionarea documentelor depozitate;  Predarea și transportul documentelor spre depozitul prestatorului. Arhivarea documentelor:  Constituirea unităților arhivistice;  Numerotarea filelor și certificarea dosarelor;  Inventarierea documentelor;  Selecționarea documentelor cu termen de păstrare expirat;  Restaurarea documentelor;  Actualizarea Nomenclatorului Arhivistic. Digitizarea documentelor:  Digitizarea (scanarea) documentelor existente în arhiva fizică;  Indexarea fișierelor rezultate într-o bază de date;  Încărcarea documentelor scanate și indexarea într-o platformă electronică pentru accesarea de către persoanele desemnate din cadrul fiecărei entități contractante. Depozitarea documentelor:  Asigurarea condițiilor necesare pentru păstrarea corespunzătoare a documentelor și pentru protecția lor față de acțiunea agenților de deteriorare;  Ordonarea cronologică pe servicii și termene de păstrare a fondului arhivistic în depozit;  Așezarea unitară a documentelor din cadrul fondului arhivistic. Gestionarea curentă a fondului arhivistic și curieratul documentelor solicitate fizic de achizitor:  Preluarea în gestiune a documentelor;  Gestionarea arhivei;  Organizarea activității de curierat a documentelor solicitate de către achizitor. Platforma electronică pentru accesul la documente scanate:  Accesarea platformei din orice browser web pentru utilizatori din cadrul fiecărui serviciu al achizitorului;  Permisiuni de accesare a platformei pentru un număr nelimitat de utilizatori.